Zastanawiasz się, co dokładnie powinno znaleźć się w liście motywacyjnym? Nie wiesz, co należy uwzględnić, a co można pominąć?
Nie martw się — pokażemy Ci, jak stworzyć wzorowy list motywacyjny.
Poniżej przedstawiamy dziewięć kluczowych elementów, których nie możesz zapomnieć
Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za rekrutację
Oficjalne powitanie w liście motywacyjnym (tzw. salutacja)
Wykaz osiągnięć w liście motywacyjnym
Powody, dla których to właśnie Ty nadajesz się na dane stanowisko
Dowód na to, że zrobiłeś rozeznanie
Atrakcyjne zakończenie listu motywacyjnego
Zwyczajowe podpisy i sygnatury
PS przyciągający uwagę
Co warto umieścić w liście motywacyjnym w 2022 r.?
Pamiętaj, aby w liście motywacyjnym znalazły się następujące elementy:
1. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe w nagłówku
Osoba odpowiedzialna za rekrutację musi otrzymać Twoje dane kontaktowe. Bez nich nie będzie miała możliwości zaproszenia Cię na rozmowę kwalifikacyjną.
Najlepszym sposobem na wyróżnienie danych kontaktowych w liście motywacyjnym jest umieszczenie ich w dużym nagłówku, w którym imię i nazwisko kandydata zostaną zapisane największą czcionką w liście motywacyjnym. Oto przykład przejrzystego, informacyjnego nagłówka listu motywacyjnego:
TIP: Stosując odpowiednie kolory, sprawisz, że nagłówek Twojego listu motywacyjnego będzie przyciągał uwagę.
Nawet jeśli zamieściłeś swoje dane kontaktowe w CV, powtórz je w liście motywacyjnym na wypadek, gdyby menedżer nie miał pod ręką Twojego CV, gdy zdecyduje, że to właśnie z Tobą chce przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną.
Dodawanie adresu domowego nie jest współcześnie konieczne, ponieważ rekruterzy kontaktują się z kandydatami za pomocą poczty elektronicznej lub telefonu.
Nie wahaj się dodać odrobiny koloru do nagłówka swojego listu motywacyjnego — dzięki temu zwrócisz uwagę na swoje imię i nazwisko, co zwiększa prawdopodobieństwo zapadnięcia rekruterowi w pamięć.
2. Adres kontaktowy kierownika ds. rekrutacji i data
Z lewej strony listu motywacyjnego należy zamieścić bieżącą datę oraz dane dotyczące firmy. Jest to część etykiety listów biznesowych i świadczy o wysokich umiejętnościach w zakresie komunikacji pisemnej.
Oto jak powinny wyglądać dane kontaktowe menedżera zatrudniającego i data na liście motywacyjnym:
[Imię i nazwisko menedżera zatrudniającego]
Nazwa firmy
Ulica i numer lokalu
Miasto, Kod pocztowy
3. Formalne powitanie w liście motywacyjnym
Czytelnika listu motywacyjnego powinno się również pozdrowić za pomocą zwrotów grzecznościowych. "Szanowny Panie/Szanowna Pani + [Nazwisko osoby odpowiedzialnej za rekrutację]":
Szanowna Pani Adamczyk,
Użycie prawdziwego imienia i nazwiska jest lepsze niż napisanie "Szanowny Panie Menadżer" lub "Szanowni Państwo", ponieważ świadczy o solidnym przygotowaniu i zdobyciu wiedzy na temat firmy, do której aplikujesz.
TIP: Znajdź nazwisko kierownika ds. rekrutacji na stronie internetowej firmy lub w serwisie LinkedIn. Jeśli wszystko inne zawiedzie, zadzwoń do firmy i poproś o podanie nazwiska kierownika ds. rekrutacji i wyjaśnij, że jest ono potrzebne do zaadresowania Twojej aplikacji, jeśli zostaniesz o to poproszony.
4. Opisywanie osiągnięć w całym liście motywacyjnym
Po przygotowaniu listu motywacyjnego przyszła pora na napisanie jego treści.
Przytoczenie swoich dotychczasowych osiągnięć to dobra praktyka, ale w przypadku bardziej konkurencyjnych ofert pracy w 2021 r. to trochę za mało. Zamiast tego musisz przedstawić liczby, które udowodnią, że potrafisz osiągać wyniki dla swojego nowego pracodawcy.
Odnalezienie takich danych nie musi być skomplikowane.
Przykładowo, jeśli wcześniej pracowałeś na stanowisku związanym z obsługą klienta, zastanów się, ilu klientów obsługiwałeś przeciętnie w ciągu dnia. Punkt zbudowany z takich informacji może wyglądać następująco:
Obsługiwałem około 47 klientów dziennie, dbając o profesjonalizm, uprzejmość i cierpliwość w kontaktach z każdym z nich.
Jeśli natomiast zajmujesz się pracą biurową, mógłbyś skupić się na analizie swoich wyników w określonym czasie:
Opracowałem siedemnaście sprawozdań sprzedażowych tygodniowo do naszego portfolio produktów.
Uwzględnienie tych danych pokazuje menedżerowi rekrutującemu, co możesz osiągnąć w trakcie pracy. Na podstawie tych danych można zorientować się, w jaki sposób Twoja praca przyczyni się do poprawy wyników firmy i czy byłbyś dobrym uzupełnieniem zespołu.
TIP: Przedstawienie swoich osiągnięć w liczbach jest szczególnie istotne w przypadku pisania listu motywacyjnego na stanowisko wewnętrzne, ponieważ menedżer będzie zadawał sobie pytanie, czy od chwili zatrudnienia przyczyniasz się do rozwoju firmy.
5. Czynniki, które sprawiają, że dobrze pasujesz do firmy
Przygotowanie świetnego listu motywacyjnego wymaga nieco wytężonej pracy. Na początek odwiedź stronę internetową firmy. Sprawdź, jakie wartości sobą reprezentują i co jest dla nich ważne. Poniżej zamieszamy fragment podstrony „O nas” opisującej firmę Amazon:
Dla Amazon istotne są:
szybkość
decyzyjność
innowacyjność
zaskakiwanie klientów
W liście motywacyjnym do tej firmy warto byłoby nawiązać do tych wartości, np. pisząc:
Pracując na stanowisku menadżera do spraw sprzedaży w CallHigh, nauczyłem się błyskawicznie podejmować decyzje i działać pod presją czasu.
Lub:
Pełniąc funkcję menadżera do spraw sprzedaży Amazon chciałbym dbać o jakość i kulturę obsługi oraz zaskakiwać klientów innowacyjnymi rozwiązaniami.
W przypadku firmy Apple nacisk położony jest na specjalistyczną strukturę korporacyjną:
Aplikując do Apple, mógłbyś wspomnieć o tym, co pragniesz wnieść do społeczności i pochwalić się swoimi umiejętnościami z jakiejś wąskiej dziedziny np.:
Po 10 latach pracy jako PHP Developper i odbyciu 150 h szkoleń z zakresu oprogramowania iOS, a także pięciokrotnym uczestnictwie w Hekathonie, wierzę, że posiadam fachową wiedzę i umiejętności, dzięki którym będę mógł skutecznie wspierać zespół ekspertów software w tworzeniu nowych rozwiązań.
Wykazując się znajomością firmy w liście motywacyjnym, stwarzasz wrażenie, że zależy Ci na pracy w danym przedsiębiorstwie, co z pewnością znajdzie uznanie wśród osób odpowiedzialnych za rekrutację.
6. Udowodnij, że przestudiowałeś informacje o firmie
Zbadaj kulturę organizacyjną firmy, oceń jej wyniki, historię i ambicje. Jeśli w swoim liście motywacyjnym udowodnisz, że dokładnie zapoznałeś się z tymi informacjami, istnieje większe prawdopodobieństwo, że przyciągniesz uwagę menedżera.
Najlepszym miejscem do rozpoczęcia poszukiwań jest strona internetowa firmy. Warto skorzystać z jej zasobów, aby zasięgnąć informacji o liniach produktów i najnowszych wiadomościach. Przykładowo, możesz odkryć, że firma właśnie wprowadziła na rynek produkt podobny do tego, nad którym kiedyś pracowałeś. W liście motywacyjnym warto wspomnieć o niektórych z tych nowości.
Misją Fedex jest m.in. zapewnianie najwyższych jakościowo logistyki, transportu i powiązanych usług biznesowych za pośrednictwem wyspecjalizowanych spółek operacyjnych. Osoba aplikująca do tej firmy może w liście zwrócić uwagę na aspekt relacji między pracownikami i partnerami, który ma priorytetowe znaczenie dla tej firmy.
7. Zakończenie listu motywacyjnego zawierające prośbę o spotkanie rekrutacyjne
Zamknij swój list motywacyjny, prosząc menedżera o zaproszenie do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej.
Oto przykład udanego zakończenia CTA z listu motywacyjnego asystentki prawnej:
Mam nadzieję, że po zapoznaniu się z moim CV uzna Pan/Pani, że jestem właściwym kandydatem na stanowisko, którego Pan/Pani szukał/a. Z niecierpliwością wyczekuję możliwości omówienia moich szczególnych umiejętności i zdolności, które przyniosą korzyści Państwa organizacji. Proszę o kontakt telefoniczny lub mailowy w celu ustalenia dogodnego terminu rozmowy kwalifikacyjnej.
Powinieneś poprosić osobę odpowiedzialną za rekrutację o kontakt z Tobą i umówienie się na rozmowę — naturalnie w jak najbardziej uprzejmy sposób.
TIP: Powtórz swój numer telefonu w CTA, aby uprościć życie rekrutującemu.
Rekruterzy nie mają zbyt wiele czasu. Nie mają zbyt wiele czasu, więc bądź elastyczny. Zapewnij ich o swojej dyspozycyjności, dając do zrozumienia, że będziesz dostępny na rozmowę kwalifikacyjną.
Spójrz na poniższy przykład z listu motywacyjnego z branży budowlanej:
Byłbym wdzięczny za możliwość zaprezentowania swoich umiejętności podczas osobistej rozmowy kwalifikacyjnej. Zapraszam do umówienia się na spotkanie na dowolny termin.
Ten kandydat upewnia się, że kierownik ds. rekrutacji wie, że może przyjść na rozmowę kwalifikacyjną w dowolnym momencie.
Nawet jeśli nie jesteś bardzo dyspozycyjny, wspomnij, że w razie potrzeby możesz zmienić swój grafik.
8. Profesjonalny podpis
Zakończenie listu motywacyjnego to nie miejsce na inwencję twórczą. Pracodawcy oczekują, że Twój list zakończy się słowami "Z poważaniem", dlatego lepiej nie dodawać tam nic więcej.
TIP: Jeśli chcesz, aby Twój list motywacyjny sprawiał wrażenie dopracowanego, podpisz się pod nim własnoręcznie.
9. Intrygujące P.S.
Mogłoby się wydawać, że list motywacyjny powinien zakończyć się podpisaniem, ale jest jeszcze jedna rzecz, którą możesz dodać: przyciągające uwagę postscriptum (P.S.).
P.S. można wykorzystać, aby wzbogacić list motywacyjny o dodatkowy element, a umieszczenie go na samym dole sprawi, że zostanie zauważony przez osobę odpowiedzialną za rekrutację — nawet jeśli pominie ona inne ważne szczegóły.
Jednym ze sposobów na to, aby P.S. było chwytliwe, jest dodanie do niego istotnych osiągnięć:
P.S.: Nie mogę się doczekać, aby porozmawiać z Państwem o tym, jak udało mi się osiągnąć 47% wzrost konwersji na platformie ecommerce mojej obecnej firmy.
Czego nie należy umieszczać w liście motywacyjnym
Pamiętaj, że podobnie jak w przypadku CV, w liście motywacyjnym lepiej nie wspominać o rzeczach, które mogłyby przyczynić się do dyskryminacji kandydata. Przedsiębiorstwa nie chcą być oskarżone o dyskryminację, ale czasem… stereotypy biorą górę. Czasem lepiej powiedzieć mniej, żeby nie dać nikomu pretekstu do odrzucenia aplikacji na starcie.
Pamiętaj! Dla rekrutera dane takie jak stan cywilny, narodowość, wyznanie, przynależność polityczną oraz to, czy jesteś w ciąży lub, czy jesteś osobą niepełnosprawną nie powinny mieć żadnego znaczenia. Jeżeli firma wymaga udostępnienia jednej lub kilku z tych informacji, jest to sygnał, że może podejmować działania dyskryminujące.
Zdarza się, że menedżerowie odpowiedzialni za rekrutację preferują kandydatów z rodzimej miejscowości. Mogą nie zdawać sobie sprawy, że np. planujesz przeprowadzkę i uznać, że zgłosiłeś się przez pomyłkę. Z tego względu możesz pominąć swój adres korespondencyjny, zwłaszcza jeśli aplikujesz z innego miasta.
Podsumowując:
Czego lepiej nie umieszczać w liście motywacyjnym?
Na „czarnej liście” znajdują się:
Informacje o tym, czy jesteś w ciąży
Poglądy polityczne
Poglądy religijne
Twoje pochodzenie etniczne
Narodowość/obywatelstwo
Kłamstwa
Oczekiwania dotyczące wynagrodzenia (na to przyjdzie czas później!)
Co powinno znaleźć się w liście motywacyjnym wysyłanym pocztą elektroniczną?
List motywacyjny wysyłany pocztą elektroniczną zawiera większość tych samych elementów, co zwykły list motywacyjny, ale należy również umieścić w nim temat.
Temat listu powinien być podobny do poniższego:
Podanie o pracę na stanowisko [stanowisko].
Wysyłając list motywacyjny pocztą elektroniczną, nie musisz podawać imienia i nazwiska ani adresu osoby odpowiedzialnej za rekrutację.
Oto jak powinien wyglądać taki e-mail:
Co należy umieścić w e-mailu z listem motywacyjnym?
W tytule wiadomości należy umieścić temat.
Nie zapomnij załączyć do e-maila swojego CV i kompletnego listu motywacyjnego.
Zazwyczaj e-mail z listem motywacyjnym składa się z kilku akapitów, w których należy poinformować menedżera, że ubiegasz się o dane stanowisko, oraz że w załączniku znajduje się Twój pełny list motywacyjny i CV.
Pamiętaj, że list motywacyjny to ważny element aplikacji, ale decydujące znaczenie będzie miała rozmowa kwalifikacyjna.
Jeśli zależy Ci na dobrym przygotowaniu i zwiększeniu swoich szans na zdobycie pracy, zapraszamy do kontaktu! Pomożemy Ci uzyskać wymarzone stanowisko!