Jak zadawać pytania, które robią różnicę – sztuka komunikacji, którą warto opanować

Czy kiedykolwiek byłeś na spotkaniu, podczas którego ktoś zadał pytanie tak trafne, że zmieniło bieg rozmowy? A może pamiętasz moment, w którym usłyszałeś pytanie, które wydało Ci się oczywiste, ale okazało się kluczem do rozwiązania problemu?

Sztuka zadawania dobrych pytań to jedna z najbardziej niedocenianych, a jednocześnie najpotężniejszych umiejętności w życiu zawodowym. Niezależnie od tego, czy prowadzisz rozmowę rekrutacyjną, jesteś uczestnikiem spotkania zespołu projektowego, czy starasz się lepiej zrozumieć potrzeby klienta – to, jak pytasz, może mieć większe znaczenie niż to, co mówisz.

Dlaczego warto nauczyć się zadawać lepsze pytania?

Badania psychologów i specjalistów ds. komunikacji pokazują, że sposób, w jaki zadajemy pytania, wpływa nie tylko na jakość otrzymanych odpowiedzi, ale też na to, jak jesteśmy postrzegani. Dobrze sformułowane pytania budują zaufanie, pokazują naszą ciekawość, empatię i profesjonalizm. Z kolei pytania zbyt ogólne, zamknięte lub prowadzące mogą ograniczać rozmówcę i zubożać dialog.

Co więcej, jak podaje Harvard Business Review, osoby, które umiejętnie zadają pytania, są postrzegane jako inteligentniejsze i bardziej kompetentne. To kompetencja, która może bezpośrednio wpłynąć na Twój rozwój kariery. (Źródło: HBR - The Surprising Power of Questions)

Czym jest dobre pytanie?

Dobre pytanie to takie, które:

• otwiera rozmowę, a nie ją zamyka,

• inspiruje do refleksji,

• jest konkretne, ale nie ograniczające,

• jest zadane z autentyczną ciekawością,

• uwzględnia kontekst i rozmówcę.

W praktyce oznacza to odejście od pytań typu „czy…?” na rzecz pytań „jak…?”, „co…?” lub „dlaczego…?”.

Zamiast zapytać:

„Czy jesteś zadowolony z wyników projektu?”,

zapytaj:

„Co najbardziej cenisz w efektach tego projektu i co chciałbyś ulepszyć?”

Praktyczne wskazówki – jak zadawać pytania, które mają moc

1. Zacznij od słuchania – dobre pytania rodzą się z uważnego słuchania. Zanim zapytasz, spróbuj zrozumieć.

2. Zmień perspektywę – zastanów się, czego naprawdę chcesz się dowiedzieć. Czy Twoje pytanie nie jest próbą potwierdzenia własnej tezy?

3. Unikaj pytań sugerujących odpowiedź – np. „Nie sądzisz, że to kiepski pomysł?” zamień na „Jakie widzisz wady tego pomysłu?”

4. Stosuj pytania pogłębiające – np. „Co masz na myśli, gdy mówisz…?”, „Jak doszedłeś do tego wniosku?”

5. Bądź świadomy tonu i intencji – pytania mogą brzmieć jak atak albo jak zaproszenie do rozmowy – wszystko zależy od Twojej postawy.

Zadawanie pytań jako narzędzie lidera i stratega

W środowisku zawodowym, gdzie coraz większą rolę odgrywają kompetencje miękkie, liderzy i menedżerowie, którzy potrafią zadawać pytania w sposób strategiczny, osiągają lepsze wyniki zespołowe. Zamiast wydawać polecenia, zadają pytania, które angażują zespół do samodzielnego myślenia i odpowiedzialności.

Według raportu McKinsey, liderzy, którzy stosują coachingowy styl zarządzania, oparty na pytaniach zamiast instrukcji, notują wyższą satysfakcję i retencję pracowników. (Źródło: McKinsey & Company, „The Boss Factor”, 2020)

Pytania, które warto mieć zawsze w zanadrzu

• Co według Ciebie jest największym wyzwaniem w tej sytuacji?

• Jakie inne podejścia moglibyśmy rozważyć?

• Co byśmy zrobili, gdybyśmy nie bali się porażki?

• Jak możemy sprawić, żeby ten projekt był jeszcze lepszy?

• Co jeszcze powinniśmy wziąć pod uwagę?

• Jak byś to wytłumaczył komuś spoza branży?

• Co by się zmieniło, gdybyśmy spojrzeli na to oczami klienta?

• Co możemy zrobić inaczej następnym razem?

• Jakie pytanie powinniśmy sobie teraz zadać, ale o nim zapomnieliśmy?

Z naszego doświadczenia – jak jedno pytanie może zmienić perspektywę

Na jednym z warsztatów z menedżerami działu HR w dużej polskiej firmie produkcyjnej padło pytanie:

„Co konkretnie sprawia, że ludzie odchodzą z pracy, mimo że mamy konkurencyjne wynagrodzenia?”

To jedno pytanie doprowadziło do odkrycia, że problemem nie są finanse, a brak autonomii i rozwoju.

Takie pytania mogą być początkiem realnej zmiany – ale tylko wtedy, gdy są zadane z otwartością i gotowością do słuchania.

Ucz się od najlepszych

Zwróć uwagę, jak pytają liderzy, których podziwiasz. Jak formułują pytania dziennikarze, psychoterapeuci, trenerzy czy mentorzy. Często ich pytania są proste, ale głębokie. Sztuka zadawania pytań to umiejętność, którą warto doskonalić codziennie – w pracy, w rozmowie z bliskimi, w trakcie autorefleksji.

Nie chodzi o to, by znać wszystkie odpowiedzi. Czasem największą wartość wnosi to jedno, właściwie zadane pytanie.